את בעומס? בואי נעשה סדר

בין אם את יזמת מתחילה או מנוסה, קורה לפעמים שאת כורעת תחת עומס המשימות או האפשרויות שלפניך, ומרגישה שהן מנהלות אותך במקום שאת תנהלי אותן. את מבחינה נכון – גם בזמן עומס – המשימות לא צריכות לנהל אותך, את לא צריכה להיות במירוץ מול עצמך כדי להוכיח לעצמך שאת יכולה. כדאי שתעצרי, תכתבי את כל המשימות, תתעדפי אותן ותשבצי אותן לתוך לוח זמנים. כי אם את יכולה לעשות את הכל, אז בראש ובראשונה את גם יכולה לנהל את עצמך, ואז גם לחלק את המשימות ולנהל את האנשים עמם את עובדת.

*פוסט זה נכתב בלשון נקבה אך הוא פונה לשני המינים.


בעולמנו כיום, לעיתים את נדרשת להיות 100% בכל מקום, גם בבית, גם בעבודה. נשים - נבחנות יותר תחת זכוכית מגדלת וגם חשות שהן צריכות יותר להוכיח את עצמן. ואולי ההוכחה הכי גדולה היא להוכיח לעצמן שהן יכולות. אך זה בלתי אפשרי להיות מאה אחוז בכל החזיתות, ולא צריך גם לנסות. כמו לכל היזמים, יש לך יותר שליטה על המציאות שלך ועל סדך יומך, אך בשונה מחויה של גבר, נוספים לאישה אתגרים טכניים, לדוגמא: אם את בהריון, כשאת הורמונלית, או אם יש תינוק שמחובר לך לציצי. אז לפחות בחזית של העסק שלך, היום ננסה לנהל את זה. כלי הניהול המוצג פה יכול לשמש לכל חזית בחייך והוא בנוי על חמישה עקרונות בסיסיים: לרשום, לתעדף, לתכנן, לבדוק את עצמך, ולהכיר בערכך.

איך מתעדפים? אני מתחילה בלקחת צעד אחורה, רושמת עד 3 משימות עיקריות גדולות עבור העסק, ואז גוזרת את הצעדים מתוכן אחורה, וכך אני יכולה לדעת מה לעשות מתי. זה לוח זמנים שכותב את עצמו, ומבהיר לי שלמרות שאולי קיים המון לחץ על משימה מסויימת, אפשר ורצוי לדחות אותה, בזמן שמשימה אחרת שבכלל לא חשבתי עליה צריכה לקבל תשומת לב מיידית ולהיכנס לביצוע בזמן הקרוב.


לדוגמא, משימה עיקרית: העסק צריך להיות מוכן למכירות בארץ בתוך שנה. נניח שכבר יש לך מפעל שבו את יכולה לייצר ולארוז את כל החלקים, פרט לחלקי האריזה, נניח שכלי הייצור מוכנים, ושהחלטתם בעסק שאתם הולכים לייצר בסבב הראשון 1,000 מוצרים, וששיש בצוות 4 אנשים שיוכלו להירתם לכך.

הדרך: לכתוב את כל המשימות שצריכות לקרות עבור זה באופן לא מסודר, ואז לשבץ אותן בסדר הנכון ובזמן שאת מעריכה שהן ייקחו, בלוח זמנים.

רשימת המשימות:


· רכישת חומרי גלם לייצור המוצרים לפי ה BOM (Bill of Materials = רשימת חלקי המוצר)

· סגירת הסכם עם משלח + קבלת לוחות זמנים לשילוח כל חומר מכל יעד

· קבלת הצעת מחיר מספק עבור ייצור האריזה + זמני עבודה

· תכנון המכלה – התאמת המוצרים לארגז ולמכולה באופן המיטבי

· קבלת הצעת מחיר מספק של ארגזים בגודל הנכון

· קבלת הצעת מחיר מהמפעל להכנת החלקים+ הצעה לאריזה + זמני עבודה לכל שלב

· עבודה עם יועץ רגולטורי לבדיקה מה צריך להיות כתוב על האריזה

· עבודה עם מומחה לוגיסטיקה לדעת אילו סימני אריזה צריכים להיות על האריזות + על הארגז

· תכנון ייצור המדבקות לאריזה – אם במפעל או אצל ספק חיצוני

· תכנון אופן הרכבת ואריזת המוצרים, כולל יצירת חומרי הדרכה לאורזים

· הדרכות האורזים בפועל, התנסות עם כמות קטנה, תיקון וחידוד חומרי ההדרכה בהתאם

· הכנת מסמכים לתיעוד ובדיקות איכות, כולל בדיקות ויזואליות ו"בדיקות הורסות"/ בדיקות במעבדה

· ביצוע בדיקות איכות למוצר המוגמר ותיעודן, שיפור ותיקון במידת הצורך

· לאחר סיום סבב הייצור הראשון – בחינה ומסקנות, איפה ניתן לשפר תהליכים ולצמצם עלויות ייצור


בשלב הבא את משבצת את כל המשימות על לוח זמנים, ומבינה מה צריך לקרות מתי. זה נראה כך:

מתוך קובץ הניהול הזה, שנקרא גם גאנט (GANTT), ניתן לראות מה המשימות של כל אחד מאנשי הצוות בכל חודש נתון. כך ניתן "לשחרר" לעובדים יותר עצמאיים משימות גדולות ולבדוק איתם את העמידה בלוחות המזנים בישיבות צוות. למשל בגאנט זה, אפשר לראות שרועי הוא עובד יותר עצמאי, ולכן המשימות שלו גדולות ועצמאיות יותר.


עכשיו את יכולה להסתכל על חודש מאי, ולהבין במה את חייבת לטפל כעת ומה לחודש הבא. את יכולה להסתכל על החודשים הבאים וכבר יכולה להתחיל לבצע תהליכים שייקחו זמן, כמו להכין טיוטת הסכם לספק. בשלב ההתחלתי זה תכנסי את כל הצוות, תציגי להם את הגאנט, תאפשרי להם להציע שינויים בלוחות הזמנים ובחלוקת המשימות, ובמקרה הצורך תפרטי כל משימה לתתי משימות.


אם ניקח את ענת לדוגמא, ניתן לראות שיש לה ריכוז משימות בחודשים הראשונים ואז מספר "פיקים" של עבודה בהמשך השנה, כך שהיא תהיה פנויה לביצוע משימות אחרות בחברה רוב הזמן. בתור זו שאחראית על רגולציות ובדיקות איכות, היא תוכל להתעסק ביתר הזמן בהשגת תעודות וסימני איכות, במחקר שוק ומתחרים ובמה שיתר המשימות יכתיבו, לפי הצורך ולפי יכולותיה.


מצד שני רועי, שאחראי על ייצור ולוגיסטיקה, יהיה עמוס כל השנה, ומידי פעם יהיה פנוי למשימות אחרות, אם בכלל, ולזמן מוגבל.


דניאל, המייצר את הגרפיקה, יוכל גם להיות ספק חיצוני שעובד אתכם לפי בריף. אם הוא עובד חברה, הוא יוכל ביתר זמנו לעבוד עם מנהל השיווק בייצור תיק מותג, קטלוג, ברושור, כרטיסי ביקור וחומרים שיווקיים לסושיאל מדיה.


תמר – המנהלת, צריכה מצד אחד שלעובדים יהיה את כל התנאים שהם צריכים כדי לעבוד ולהרגיש טוב, ומצד שני להיות "השוטר הרע" של לוחות הזמנים ולוודא שהכל מתקדם לפי התכנון. במשימה זו, המנהלת חייבת לסגור הסכמים עם הספקים וקבלני המשנה, לפתור בעיות המתעוררות בנושאים שונים ועולות בישיבות הצוות, וגם נושאת באחריות כמובילת המשימה לוודא את ביצוע בדיקות איכות המוצרים לפני ואחרי האריזה.


את אותו התהליך את יכולה לייצר ליתר המשימות. כדאי לא לעבוד על יותר מ 3 משימות גדולות במקביל.

כל תהליך יכול לקבל גאנט משלו, כל עוד בסופו של דבר כל הגאנטים מתרכזים לגאנט אחד ראשי. בנוסף, אפשר לפרוט את המשימות לשבועות, אבל זה גם יכול לייצר לחץ ותסכול. אני מעדיפה לראות את התמונה הגדולה בגאנט, ולייצר לעצמי לוח זמני נוסף אישי יומי לכל חודש.


בתכנון הזמנים צריך להשאיר גם זמן לנשום, זמן לימי חופש, זמן לבלתמי"ם, זמן לבילוי הצוות יחד. צריך לזכור שהתכנון מבוסס ועומד על אנשים ולא מכונות, שיש להם ימים יותר ופחות טובים, לפעמים הם חולים, לפעמים הם בלי מצב רוח. לפעמים אחד הספקים ישכח מההזמנה או ייצר אותה לא נכון ויגרום לעיכוב בלוחות הזמנים. לרוב נדרש תכנון מחדש שמזיז את המשימות מעט קדימה, ווזה דורש סבלנות וקור רוח. לכן, צריך לייצר מראש לוח זמנים יעיל אבל גמיש, ולהיות גמישה בעצמך לא רק כלפי העובדים שלך אלא גם כלפי עצמך.


מי שזורם בעורקיה דם של יזמת מלידה, לפעמים רוצה לרוץ מהר, אך לא כולם יכולים או רוצים לעמוד בקצב, וקצב מהיר מאוד הוא לאו דווקא יעיל. לבצע את התהליכים באופן מחושב, בקצב טוב, לעצור ולבדוק, לתכנן מחדש – זוהי גמישות וחשיבה מחוץ לקופסא אשר דורשת המון סבלנות אך מתגמלת בטווח הרחוק.

אז אם את יזמת מתחילה או יזמת מנוסה, אל תשכחי לשבת ולרשום את מחשבותיך באופן לא מבוקר, ואז לסדר אותן, לנתח אותן, להחליט מה דחוף עכשיו ומה אפשר לעשות מאוחר יותר. הסדר הזה יאפשר לך להיות בשליטה, לחוות בהפסקות מנוחה אמיתית ולצבור כוח להמשך.


אני רואה הרבה אצל א/נשים נטיה בשלב של בדיקת לוח הזמנים, לרדת על עצמן, להתאכזב כשלא הספיקו, להגיד "אבל יכלתי לעשות יותר". זו טעות בסיסית ששואבת ממך אנרגיה ולא מקדמת אותך לשום מקום. את השיעור החשוב הזה למדתי מהמנטורית המדהימה שלי, איילת שדות.

כמה טוב שיש עוד אישה שיודעת להגיד לך לפעמים, היי, את מדהימה, תראי מה עשית! על מה את נתקעת? תרימי לעצמך!

לוח הזמנים בא לשרת אותך ולא ההיפך, לוח הזמנים הוא כלי לסדר את הכל וכמעט תמיד הביצוע ייקח יותר זמן מהתכנון, וזה דורש סבלנות, חיוביות, גמישות וקור רוח. לכן, השלב החמישי והאחרון הוא הכרחי: תכירי בערך העבודה שכן עשית, תביני שמה שעשית זה כנראה כל מה שיכלת לעשות במציאות וזה בסדר. זה מספיק. תהיי גאה וחיובית, רק כך תוכלי להישאר יזמת. הכרה בערך עצמי זה שריר שיש לאמן כל הזמן.


זקוקה לעצה? כתבי אלי Tamar@CassitStudio.com





CASSIT

BLOG